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Gestión de Viajes y Gastos

Una solución de nivel empresarial para la administración digital de viajes y de gastos, con procesos de aprobación elaborados que se pueden ajustar fácilmente a sus regulaciones corporativas.

La solución agiliza la administración de viajes y de gastos desde la creación de la solicitud de viaje de negocios hasta la aprobación de los gastos prepagados y no prepagados hasta el análisis.

Solicitud y aprobación
de viajes de negocios

Aprobación
de gastos

Informes
de gastos

Búsqueda
y análisis

Aprobación de solicitudes de viaje rápido

  • La solicitud de viaje de negocios se crea en unos pocos clics, un empleado especifica el propósito junto con los planes de viaje y los costos estimados.
  • En el formulario de solicitud los empleados pueden elegir varios destinos a la vez, tener en cuenta que viajarán en vehículo privado o pedir comprar boletos. Axirum se integra fácilmente con los sitios web de reservas.
  • El sistema define automáticamente la ruta de aprobación de acuerdo con las regulaciones de la empresa.
  • Cuando se aprueba una solicitud, el sistema genera una notificación para los empleados involucrados y envía una tarea para que el contador transfiera el pago anticipado.

Aprobación de solicitudes de viaje rápido

Preparación rápida de informes de gastos

Preparación rápida de informes de gastos

  • Durante un viaje de negocios, los empleados envían boletos electrónicos y fotos de recibos a un correo electrónico especial o a un chat corporativo a través de mensajeros.
  • Los documentos se capturan automáticamente desde el correo electrónico o en chat y se importan al sistema.
  • La IA incorporada extrae datos de los documentos y rellena automáticamente los campos de la libreta de calificaciones de gastos. Los empleados solo necesitan comprobar el resultado.
  • Tan pronto como se aprueba un informe de gastos, se envía automáticamente para su reembolso

Fácil búsqueda y administración de informes

  • Todos los documentos se almacenan en formato electrónico. Los viajes de negocios se pueden buscar por varios criterios: fecha, empleado, departamento, etc.
  • En cualquier momento, los empleados pueden verificar el estado de sus solicitudes de viaje de negocios o informes de gastos.
  • El equipo de finanzas puede crear un informe en un par de clics y analizar cuánto gasta la empresa en viajes de negocios.
  • En caso de que una empresa necesite enviar documentos a una oficina de impuestos o a algunas organizaciones de auditoría, los contadores pueden exportarlos o imprimirlos rápidamente.

Fácil búsqueda y administración de informes

Agregue IA a su administración de viajes y de gastos

Deshágase de la rutina y confíe su trabajo manual que consume mucho tiempo a la Inteligencia Artificial (IA). Axirum está equipado con herramientas inteligentes basadas en aprendizaje automático y redes neuronales artificiales que permiten:

  • Procesar documentos de viaje de negocios, boletos electrónicos y fotos de recibos que los empleados envían a un correo electrónico especial, y reenviarlos a un contador para su aprobación.
  • Rellenar las libretas de calificaciones de gastos con hechos extraídos de los documentos: el sistema destaca los hechos reconocidos tanto en el texto de un documento como en una tarjeta de documento para facilitar la comprobación.
  • Seleccionar la ruta de aprobación pertinente en función de los requisitos del documento (nombre, tipo, importe total, contraparte, etc.).

Las empresas valoraron Axirum Administración Digital de Viajes y de Gastos

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