Leroy Merlin: unificado archivo electrónico de documentos financieros

Leroy Merlin es una empresa internacional de venta al por menor de artículos para la construcción, decoración y mejora de viviendas.

Leroy Merlin Vostok LLC es la mayor empresa minorista de bricolaje del país, que compra productos a más de 2.000 proveedores. Es la empresa de más rápida expansión del sector, que abre no menos de 6 hipermercados al año.

La empresa va a abrir 52 tiendas más en los próximos 5 años. El crecimiento del negocio se tradujo en un aumento de la cantidad de documentos financieros recibidos de las contrapartes. Por eso la empresa necesitaba organizar una gestión eficaz de documentos y archivos.

Solución

El equipo del proyecto automatizó la gestión de los siguientes tipos de documentos financieros:

• Documentos universales de transferencia.
• Albaranes de movimiento de mercancías.
• Escritura de traspaso (incluido el formulario KS-2).
• Declaraciones de costes y gastos de las obras terminadas (formulario KS-3).
• Declaraciones aduaneras.
• Certificados de aceptación.

Ofrecimos una solución diseñada para integrar tres sistemas:

• ABBYY Recognition Server como sistema de entrada masiva y reconocimiento de documentos.
• Oracle Enterprise Business Suite (OeBS) como sistema ERP del cliente, que se utilizó como fuente de datos.
• Axirum como sistema ECM de almacenamiento y búsqueda de documentos.

Descripción del proceso

• Un empleado responsable de la impresión de códigos de barras imprime bobinas con códigos de barras únicos y las entrega al departamento de contabilidad.
• Un gestor recibe documentos de un proveedor y los entrega al departamento de contabilidad para su tratamiento posterior.
• Un contable recibe los documentos entrantes y comprueba si contienen información precisa y están redactados correctamente. Si todo es correcto, pega un código de barras en la primera página del documento.
• El contable registra los documentos en un sistema contable, obtiene el código de barras de un campo especial de los registros de operaciones reconocidos y, a continuación, contabiliza los documentos.
• El sistema ECM recibe los atributos de la operación, incluido el código de barras. El sistema crea una tarjeta de documento sin imagen electrónica y espera a que se escanee el documento.
• El contable entrega el paquete de documentos en papel a un empleado encargado de escanear documentos. El empleado escanea todo el paquete. Los contables del hipermercado escanean los documentos por su cuenta.
• ABBYY Recognition Server reconoce el texto y los códigos de barras de los documentos escaneados.
• Los documentos escaneados, la capa de texto y la información sobre el código de barras se transfieren a Axirum. El sistema ECM los une a las tarjetas de documentos existentes mediante códigos de barras.
• Como resultado, se crea un nuevo documento. Los empleados pueden encontrar el documento por su texto o sus atributos.

Soluciones utilizadas

Cuentas por Pagar & Gestión de Facturas