Procesamiento inteligente de los documentos entrantes

Una de las ramas de la empresa L'Oréal tiene una estructura distribuida geográficamente: una fábrica de alta tecnología, academias para la formación de profesionales de la belleza y una amplia red de tiendas de venta al por menor.

El trabajo diario con proveedores y distribuidores es una parte importante de las operaciones de la empresa. La gestión de documentos con las contrapartes es un complejo proceso integrado que incluye la interacción interna y externa. Su eficacia afecta directamente al éxito de la empresa en el mercado.

Los documentos de L'Oréal se gestionaban en papel. La información sobre los contratos celebrados y los documentos financieros se introducía manualmente en el sistema contable.

Se producían muchos errores, se perdían documentos y se ralentizaba el trabajo. La dirección de la empresa decidió implantar el sistema Axirum para optimizar la interacción con las contrapartes y simplificar el procesamiento de los flujos de documentos en papel y electrónicos.

Arquitectura de la solución

Gestión de contratos

Los contratos se crean en el sistema Axirum a partir de las plantillas actualizadas. Cada uno de ellos se aprueba de acuerdo con la normativa de la empresa. Se establece una lista de aprobadores para cada categoría del contrato. El control de divisas está automatizado. Después de que un proveedor apruebe un contrato en el sistema Axirum, éste pasa automáticamente a estar disponible en SAP.

Los empleados pueden encontrar fácilmente información sobre el historial de las relaciones contractuales con una contraparte. Los documentos se almacenan en un archivo electrónico bien estructurado. Ahora es posible trabajar con contratos totalmente en forma electrónica: los documentos se validan con una firma electrónica cualificada y se envían al proveedor a través de servicios de intercambio.

Procesamiento inteligente de los documentos en papel entrantes

Todas las cuentas recibidas en papel se escanean. Después de que los servicios inteligentes procesen los documentos, el sistema rellena automáticamente los requisitos de estos documentos. Luego se envían para su aprobación y validación. Los datos se transfieren al sistema SAP. Las versiones re-escaneadas se sustituyen automáticamente por versiones firmadas y se envían al archivo financiero de Axirum.

Soluciones utilizadas

Gestión de contratos

Gestión de cuentas por pagar