Intercambio electrónico de documentos primarios en la cadena de tiendas de cosméticos

Intercambio electrónico de documentos primarios

Dado que las contrapartes trabajan con distintos operadores de gestión electrónica de documentos, la empresa se ha conectado a varios servicios de intercambio a la vez. Dado el elevado volumen de tráfico de documentos en cada área y las particularidades del tratamiento de los documentos contables primarios, era necesaria una revisión a fondo de todo el proceso.

«En el momento de la búsqueda de proveedores, nuestra empresa ya gestionaba un flujo de documentos electrónicos con algunos proveedores de materias primas. Pero como el operador de gestión electrónica de documentos sólo está obligado a almacenar recibos y protocolos, no el documento digital en sí, era primordial para nosotros organizar un archivo electrónico.

También era importante digitalizar el proceso de verificación de documentos, garantizar un acceso fácil a los documentos desde el sistema contable y ofrecer soporte multioperador».

Jefe de departamento de software en la empresa cliente.

Requisitos previos para optimizar el tratamiento de los documentos contables primarios:

1. Necesidad de trabajar con varios servicios de intercambio;
2. Ausencia de un archivo financiero electrónico unificado de documentos;
3. Esfuerzo de procesamiento de los documentos entrantes;
4. Necesidad de una herramienta de aprobación cómoda;
5. Centralización de los sistemas de gestión de la empresa.

Etapa 2: Documentos contables primarios de los productos básicos

Objetivos:

1. Transferir completamente a formato electrónico el trabajo con los documentos contables primarios de mercancías, que acompañan el proceso de pedido-aceptación de mercancías.
2. Organizar el almacenamiento de los expedientes recibidos en un archivo financiero único.

Los documentos sobre transacciones de productos básicos relacionados con la actividad directa - la compra de productos para su venta posterior - suelen ser del mismo tipo y su número es elevado. Los procesos de comprobación y tramitación de estos documentos están bien establecidos desde hace mucho tiempo.

Cómo funciona

1. Se envía una orden de compra a través del sistema EDI. El proveedor lo cumplimenta y lo envía, y el cliente recibe una notificación de envío con una lista completa de información sobre el producto (tamaño, peso, nombre, cantidad, etc.).
2. Tras recibir la mercancía, un empleado del cliente envía al proveedor una notificación de aceptación con información sobre la mercancía real recibida, lo que ayuda a generar una factura correcta.
   A partir de esta notificación, se crea un borrador de contabilización en el sistema contable.
3. Tras recibir la notificación de aceptación de la mercancía, el proveedor crea un documento de transferencia universal, que se envía al cliente a través del servicio de intercambio.
4. El documento de transferencia universal se carga automáticamente en el sistema. Los datos del documento universal se cotejan con el asiento de giro en el sistema contable mediante el número de pedido:
   • importe del pedido;
   • importes de IVA;
   • GLN (código internacional utilizado en los sistemas de intercambio electrónico de datos y de comercio electrónico).
5. Si la conciliación se realiza correctamente, el sistema firma automáticamente los documentos con la firma electrónica del aprobador (en función de la contraparte).
6. Una vez firmado el documento, se crea automáticamente una contabilización en el sistema contable y, a continuación, se envía el documento universal de transerencia al proveedor a través del servicio de intercambio.
7. Si el documento no se encuentra en el sistema contable o existen discrepancias, Axirum crea instantáneamente una tarea para un contable con el resultado de la conciliación. Una vez resueltas las discrepancias, se envía una copia para su conciliación o se emite un rechazo. La contraparte recibe una respuesta a través del servicio de intercambio.

Si la contabilización del proyecto en el sistema contable y el documento de transferencia universal fueron creados correctamente, el proceso desde que se recibe el documento en el servicio de intercambio hasta que se envía la copia firmada a la contraparte ocurre sin intervención humana.

Resultados del proyecto

El archivo financiero unificado organizado en Axirum almacena de forma segura la información con varios derechos de acceso, soportando trabajo con los documentos formalizados e informalizados. Además, hay escenarios especiales en la preparación de auditorías fiscales y de auditoría: los informes financieros de la organización se generan en unos pocos clics y los documentos se cargan de acuerdo con los requisitos de las autoridades reguladoras.

Gracias a la digitalización del proceso de registro y envío del documento de transferencia universal a la contraparte, los costes de entrega, verificación y firma de documentos se han reducido considerablemente. Los hechos de envío, recepción y devolución están estrictamente controlados.

«Nuestra cadena de tiendas acepta más de 3.000 documentos a la semana.

Una de las ventajas del proyecto es que hemos podido optimizar los costes de transporte para la entrega de documentos, se ha acelerado la aceptación de mercancías, se ha reducido el número de errores en los documentos contables primarios se han reducido los costes de mano de obra».

Jefe de departamento de software en la empresa cliente.

La conexión de los servicios inteligentes de Axirum ha acelerado el procesamiento de documentos en el departamento de contabilidad y ha liberado algunas horas al día para tareas más importantes. Al mismo tiempo, la exhaustividad de la extracción de datos de las facturas a pagar es del 90%, y la clasificación de los detalles es del 95%, lo que supone entre un 15 y un 20% más de lo previsto.

«Los servicios de IA han liberado a los empleados de la necesidad de aprobar documentos en papel. Ahora todos los jefes de centros financieros realizan estas operaciones en el sistema, incluso a distancia. La carga de trabajo rutinario ha disminuido considerablemente».

Jefe de departamento de software en la empresa cliente.